Архивный отдел Аппарата администрации муниципального образования "Котлас". Муниципальное бюджетное учреждение "Архив муниципального образования "Котлас"

Историческая справка

Датой образования Котласского городского архива принято считать 8 июня 1935 года. Именно в этот день прошло заседание членов Президиума Котласского РИК (Районный исполнительный комитет). В выписке из протокола № 20 говорится: «Слушали: об организации районного архива и постановке архивного дела в районе. Для налаживания к упорядочению архивного дела в районе, как одно из важнейших и ответственных участков классовой борьбы Президиум Райисполкома постановил…предложить Котласскому горсовету не позднее 10 июня выделить и оборудовать стеллажами специальное помещение для архива, сухое и безопасное в пожарном отношении площадью минимум 100 кв. метров». В штатном расписании Котласского горисполкома в разделе «Архив» должность архивариуса появилась в 1944 году. (Ф. 47, Оп. 1, Д. 46, Л. 5 об.) С 1947 по 1960 год включительно указанная должность в штатные расписания не внесена. Однако при изучении документов архива выявлено следующее: В 1944 году архивариусом Котласского районного государственного архива была Бубнова Антонина Васильевна (акт № 1 от 21.11.1944, наблюдательное дело Котласской прокуратуры). В 1950 году должность зав. Котласским районным архивом МВД занимала Мусонова (акт обследования от 31.01.1950, наблюдательное дело финансового управления администрации МО «Котлас»). В 1953 году зав. Котласским Райгосархивом г. Котласа была Л. В. Заиченко (акт обследования от 16.12.1953 № 1, наблюдательное дело Комитета по образованию, опеке и попечительству). В биографии Головкиной Агафьи Афанасьевны, указано, что она возглавляла Котласский горархив с 5 августа 1955 года (личное дело Головкиной А.А., отдел муниципальной службы и кадров администрации МО «Котлас», пл. Советов, д. 3, каб. 202). С 1961 года в штатном расписании появился раздел «Городской архив» и были указаны 2 штатные единицы: заведующий архивом с окладом 50 руб., и архивариус с окладом 35 руб. (Ф. 47, Оп. 1, Д. 172, Л. 1) В 1972 году заведующей Архивным отделом назначена Татьяна Александровна Гошева. С 1 января 1989 по 31 декабря 2004 года архивный отдел возглавляла Мариева Галина Михайловна (постановление администрации города Котласа № 67 от 22.01.1992, приказ № 6 к/а от 09.01.2003). С 1 января 2005 года в данной должности находилась Митянина Ирина Анатольевна. Основными функциями отдела были: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч. хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, представление Горисполкому (с 1992 года – администрации города) и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе. Вопросы о размещении документов города и района заслушивались на сессиях Горисполкома в 1941, 1942, 1961 годах. Протоколом заседания Котласского горисполкома от 20 августа 1941 года № 32 решено просить Облисполком о размещении архива в свободном помещении нижнего этажа здания Госбанка. В 1942 году на сессии горисполкома было решено «разместить документы архива города и района в верхней части церкви, расположенной на территории базы Маслопрома, начальнику Горрайотдела милиции подобрать квалифицированного работника для заведования и работы в архиве, просить Облисполком увеличить ставку заведывающему архивным бюро». (Ф. 47, Оп. 1, Д. 7, Л. 376) Информация о том, где действительно размещался архив в эти годы, в документах отсутствует. В 1961 году Котласский горисполком обратил свое внимание на организацию архивного дела в городе. 5 мая 1961 года - протокол № 12 - Котласский городской исполнительный комитет обязал всех руководителей учреждений и предприятий города «…к 1 июня 1961 года представить в горархив сведения о наличии всех хранящихся дел», «на все хранящиеся документальные материалы … составить инвентарные описи…», «…все хранящиеся документальные материалы…подвергнуть научно-технической обработке…», «приказом или распоряжением по учреждению выделить ответственное лицо за архив…», «при смене руководителя учреждения или ответственного лица за архив документальные материалы передавать приемнику по акту с приложением архивной описи». Этим же решением запрещалось уничтожение каких-либо документов без письменного разрешения Архивного отдела УВД Архоблисполкома. В годовых отчетах указано, что документы архива некоторую часть времени находились на хранении в здании городского отдела внутренних дел. (Ф. 335, Оп. 1, Д. 5, Л 34) В 1978 - 1979 годах в нем произошел пожар, и документы были экстренно эвакуированы в подвальное помещение горисполкома на пл. Советов, д. 3. Госархив так и остался на данных площадях. Позже его оборудовали стеллажами. Рабочий кабинет архивистов был размещен на первом этаже. (Ф. 335, Оп. 1, Д. 8, Л. 29, дело фонда № 13, акт «О результатах розыска необнаруженных дел» от 22.08.1984) 14 июня 1977 года Исполнительным комитетом Архангельской области было принято решение № 298 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов и дальнейшем развитии архивного дела в области», результаты исполнения которого были рассмотрены на очередном заседании Котласского горисполкома в сентябре 1980 года (решение № 368 от 26.09.1980). В те годы архив считался архивом с переменным составом документов и являлся источником комплектования Государственного архива Архангельской области. Источником его комплектования были 74 организации, учреждения и предприятия города и района. (Ф. 335, Оп. 1, Д. 4, Л. 17) Распоряжением по исполнительному комитету Котласского городского Совета народных депутатов от 19 января 1983 года № 3 в целях правильного ведения текущего делопроизводства, упорядочения архивных документов постоянного хранения и выделения к уничтожению дел временного хранения была создана постоянно действующая экспертная комиссия, председателем которой назначена заведующая госархивом Т.А.Гошева. На заседании Котласского горисполкома 25.03.1983 рассмотрен вопрос о состоянии и мерах по дальнейшему улучшении архивного дела в городе. С 01 декабря 1984 года по 01 декабря 1985 года проведен общественный смотр сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в государственном и ведомственных архивах (решение Котласского горисполкома № 457 от 16.11.1984). В смотре приняло участие из 17 – 16 организаций города. За период проведения смотра улучшились условия хранения и в городском государственном архиве: переработке было подвергнуто 1040 дел, усовершенствовано описей на 347 единиц хранения, передано в Государственный архив Архангельской области 1040 дел, приобретены металлические стеллажи, прибор для измерения температуры, приобретены средства пожаротушения. (Ф. 47, Оп. 1, Д. 644, Лл. 89, 90). Решение «Об итогах общественного смотра сохранности документов ГАФ СССР в государственных и ведомственных архивах» принято Котласским горисполкомом 29 ноября 1985 года. 13 июня 1986 года на заседании горисполкома рассмотрен вопрос об обеспечении сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в Котласском городском государственном архиве. По данному вопросу выступала заведующая архивом Т.А Гошева. В своем выступлении она указала, что условия хранения архивных документов не отвечают требованиям, обеспечивающим их сохранность: архивохранилище госархива размещено в подвальном помещении, не имеет запасного выхода, из-за плохой вентиляции помещения не соблюдается температурно-влажностный режим, хранилища постоянно топит, имеются непроветриваемые зоны устойчивого микроклимата, опасного в санитарно - биологическом отношении, для приема дел в 12 пятилетке госархив не имеет свободной стеллажной площади. Горисполком отметил положительную работу городского государственного архива по своевременному выполнению плановых показателей и принял решение «…в ближайший период принять меры к укреплению материально-технической базы госархива и выделении помещения, гарантирующего сохранность архивных документов», с этой целью с 01.01.1987 было принято решение изучить возможность выделения помещения под госархив площадью 200 – 250 кв. метров за счет высвобождения площадей при переоборудовании бывшей школы № 8 под учебно-производственный комбинат или переоборудованием площадей закрывающегося детского сада в доме № 37 по ул. Проспект Мира (Ф. 47, Оп. 1, Д. 667, Лл. 82-83). На основании решения горисполкома № 253 от 13.06.1986 председателю Архангельского областного исполнительного Комитета В.М.Третьякову было направлено письмо заместителя председателя Котласского горисполкома Б.П.Тихонова (исходящий № 05-13/260 от 1 августа) о разделении городского архива. Ходатайство осталось без удовлетворения. На основании решения 8 сессии 21-го созыва Котласского городского Совета народных депутатов от 26.12.1991 «Об утверждении структуры и расходов на содержание городской администрации» при администрации создается отдел государственного архива администрации города. Переход экономики Российского государства на рыночные отношения не мог не сказаться на производственной деятельности города. В 1992 году предприятия, учреждения и организации Котласа стали приобретать новые формы собственности. При этом встал вопрос о месте хранения документов предприятий, учреждений и организаций, прекративших в связи с данным процессом свою деятельность. Постановлением администрации г. Котласа от 17.02.1992 № 185 «О сдаче в Госархив документов постоянного хранения ликвидированных управляющих структур» было предписано до 1 апреля передать в архивный отдел документы Котласторга, ОРСа Северного речного пароходства, Книготорга, Треста общественного питания, Производственного объединения бытового обслуживания населения, арендного швейного предприятия «Одежда». Большую часть поступивших документов составляли документы не постоянного срока хранения, а по личному составу. Этот год положил начало валовому поступлению в архив документов ликвидированных предприятий. (Ф. 286, Оп. 1, Д. 4, Л. 260) С 1994 года Отдел государственного архива администрации города стал являться архивом с постоянным составом документов. Список предприятий, учреждений и организаций-источников комплектования Котласского муниципального архива, утвержденный совместным постановлением глав муниципальных образований «Котлас» и «Котласский район» от 20.12.1994 № 809/434, включал в себя 58 организаций. На 01.01.2000 в архивном отделе значилось 218 фондов, 30,8 тысяч дел. Архивохранилища занимали площадь в 179, 3 кв. м. (три комнаты подвала здания администрации) (Ф. 335, Оп. 1, Д.33, Л. 10). С 01.01.2002 отдел стал называться архивным отделом Аппарата Главы МО «Котлас» - органа, обеспечивающего деятельность выборного должностного лица (распоряжение Главы МО «Котлас» № 38/2р от 11.02.2002). Постановлением Главы МО «Котлас» от 15.12.2005 Аппарат Главы МО «Котлас» реорганизован в Аппарат администрации МО «Котлас» с 01.01.2006, с указанной даты архивный отдел стал структурным подразделением аппарата администрации МО «Котлас». 8 июня 2005 года отдел отметил свой 70-летний юбилей, на который были приглашены эксзаведующие, а также коллеги из Коряжмы, Ильинско-Подомского, Яренска, Красноборска. В этот день Глава МО «Котлас» С.Н.Мелентьев в присутствии гостей пообещал, что через 2 - 3 года муниципальный архив займет свое место в здании, которое вскоре будет построено рядом со зданием администрации, и свое обещание сдержал. Распоряжением глав МО «Котлас» и «Котласский район» «О передаче архивных документов» от 19.12.2005 № 494р № 935-р, с целью реализации Федерального Закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 06.10.2003 № 131-ФЗ, в соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 4 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», в связи с образованием с 1 января 2006 года архивной службы администрации МО «Котласский район», руководствуясь ст. 39 Устава МО «Котлас», Архивному отделу Аппарата Главы МО «Котлас» предписано: - организовать передачу представителю архивной службы администрации МО «Котласский район» архивных документов, относящихся к муниципальной собственности МО «Котласский район» в соответствии с п. 6.1.7. «Основных правил работы государственных архивов РФ»; - обеспечить в установленном порядке урегулирование вопросов, связанных с принятием и хранением передаваемых документов. После разделения в Архивном отделе остался 21 источник комплектования (Ф. 335, Оп. 1, Д. 45, Л. 26). 10 апреля 2008 года Архивный отдел Аппарата администрации МО «Котлас» отметил свое новоселье. С февраля по март 2008 года проводилась работа по перемещению архивных фондов по новому адресу: ул. Карла Маркса, д. 7 (здание Бизнес - центра). В шесть новых помещений площадью по 30 кв. метров каждое, расположенных на третьем этаже здания, перевезено и размещено на стеллажах 27 388 ед.хр. В данном процессе оказали большую помощь курсанты Котласской школы милиции, студенты Лимендского речного училища, работники администрации. По состоянию на 31.12.2010 в отделе на хранении находились документы 96 фондов, из них 35 фондов с документами по личному составу. Протяженность стеллажных полок составляла 1064 погонных метров. (Ф. 335, Оп. 1, Д. 62, Лл. 9, 12) В июне – августе 2013 года была проведена научно – техническая обработка документов, в результате которой были составлены описи № 1 дел постоянного хранения за 1935 – 2010 годы и опись № 2 дел по личному составу за 2002 – 2011 годы, опись № 3 учетных документов постоянного срока хранения за 1973 – 2004 годы. Опись № 1 составлена по хронологии. Внутри годовых разделов документы расположены по значимости. В опись № 1 дел постоянного срока хранения включены следующие, характеризующие деятельность отдела документы: положения, список фондов, протоколы ЭПК и ЭК, годовые планы, отчеты, списки предприятий, организаций, учреждений – источников комплектования архива, документы по итогам проверок, книги поступлений документов, акты приема – передачи документов, материалы выставки, газетные статьи об архивном деле, номенклатура дел. В опись не включены годовые планы и отчеты за 1935 -1974, 1980 – 1983, 1987 годы (см. объяснительную). В опись № 3 учетных документов постоянного срока хранения включены следующие документы: список фондов, книги учета поступлений фондов и документов.

Директор муниципального бюджетного учреждения «Архив муниципального образования «Котлас» И.А. Митянина

31.10.2013