Экспертно-проверочная комиссия
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением министерства культуры Архангельской области
от 18 мая 2016 г. № 98-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертно-проверочной комиссии
министерства культуры Архангельской области
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная комиссия министерства культуры Архангельской области (далее – ЭПК) является постоянно действующим совещательным органом министерства и образуется в следующих целях:
1) определение организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов;
2) рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов;
3) научно-методического сопровождения деятельности экспертных комиссий (далее – ЭК) государственного архива Архангельской области, муниципальных архивов и организаций – источников их комплектования;
4) рассмотрения вопросов, связанных с организацией документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов.
1.2. ЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Уставом Архангельской области, областными законами, договорами и соглашениями Архангельской области, иными правовыми актами Архангельской области.
1.3. Правовую основу деятельности ЭПК составляют Положение о министерстве культуры Архангельской области и настоящее Положение.
2. Состав ЭПК, права и обязанности ее членов
2.1. ЭПК состоит из председателя ЭПК, заместителя председателя ЭПК, секретаря ЭПК и иных членов ЭПК.
В состав ЭПК по должности входит заместитель министра – начальник управления по делам архивов министерства культуры Архангельской области.
Председателем ЭПК является заместитель министра – начальник управления по делам архивов министерства культуры Архангельской области.
Заместителем председателя ЭПК является начальник отдела государственного архива Архангельской области, отвечающего за комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и работу с организациями – источниками комплектования государственного архива.
Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников управления по делам архивов министерства культуры Архангельской области, отвечающих за организацию работы ЭПК.
В состав ЭПК могут включаться государственные гражданские служащие министерства культуры Архангельской области – специалисты управления по делам архивов министерства культуры Архангельской области, руководители и специалисты государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов. Специалисты муниципальных архивов включаются по согласованию с ними.
Состав ЭПК утверждается распоряжением министерства культуры Архангельской области.
6. Председатель ЭПК:
1) вносит министру культуры Архангельской области предложения по персональному составу ЭПК;
2) возглавляет ЭПК и руководит ее деятельностью;
3) утверждает план деятельности ЭПК в порядке, установленном настоящим Положением;
4) не позднее чем за три рабочих дня до дня проведения заседания ЭПК по представлению секретаря ЭПК согласовывает повестку дня заседания ЭПК;
5) созывает очередные и внеочередные заседания ЭПК;
6) дает поручения членам ЭПК по подготовке вопросов, выносимых на заседание ЭПК, а также материалов по этим вопросам;
7) приглашает на заседания ЭПК и привлекает к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на ЭПК, в качестве консультантов специалистов архивных учреждений, научных, учебных, общественных и других организаций;
7) ведет заседания ЭПК и обеспечивает коллегиальность в обсуждении и принятии решений;
8) несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач, организует контроль за исполнением принятых решений ЭПК в соответствии с настоящим Положением.
7. Полномочия председателя ЭПК в случае его отсутствия возлагаются на заместителя председателя ЭПК.
8. Секретарь ЭПК:
1) формирует перечень вопросов, выносимых на заседание ЭПК, и организует сбор материалов для рассмотрения на заседании ЭПК;
2) уведомляет о времени и месте заседания ЭПК членов ЭПК, а также по поручению председателя ЭПК иных приглашенных лиц;
3) регистрирует и ведет учет поступивших на рассмотрение ЭПК документов;
4) организует ознакомление членов ЭПК с документами, подготовленными для рассмотрения на заседании ЭПК;
5) обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, от членов комиссии;
6) ведет протоколы заседаний ЭПК и осуществляет их хранение;
7) оформляет решения по изменению списка организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, заключения на документы, представленные на ЭПК, и организует их направление организациям;
8) осуществляет оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, информирование председателя ЭПК о ходе выполнения решений.
9. Члены ЭПК:
1) предложения в план деятельности ЭПК и повестку дня заседаний ЭПК;
2) вправе знакомиться с материалами, подготовленными к заседанию ЭПК;
3) вправе выступать и вносить предложения по рассматриваемым вопросам, в том числе о внесении поправок в проекты решений ЭПК или их доработке, о переносе рассмотрения вопроса на другое заседание ЭПК;
4) вправе на заседании ЭПК задавать вопросы другим членам ЭПК и приглашенным на ее заседания лицам по вопросам повестки дня заседания ЭПК;
5) вправе в случае несогласия с принятым решением ЭПК письменно изложить свое особое мнение, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания ЭПК. Содержание особого мнения может быть оглашено членом ЭПК в пределах времени, выделенного для обсуждения данного вопроса;
6) обязаны соблюдать конфиденциальность информации в отношении информации ограниченного доступа, ставшей им известной в связи с участием в деятельности ЭПК.
3. Основные задачи и функции ЭПК
- Основными задачами ЭПК являются:
1) рассмотрение проектов списков организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, и принятие решений о внесении изменений в них;
2) рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, систематизации документов внутри архивного фонда организации – источника комплектования архива, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов;
3) оказание методической помощи экспертным комиссиям органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.
3.2. В соответствии с возложенными задачами ЭПК выполняет следующие функции:
3.2.1. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
3.2.1.1. Проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного архива Архангельской области, муниципальных архивов и архивов организаций, примерных номенклатур дел отраслевых организаций, организации документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов;
3.2.1.2. Программ исследований, научных отчетов, докладов, обзоров по результатам исследований вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов и архивов организаций;
3.2.1.3. Предложений архивных и других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного архива Архангельской области, муниципальных архивов и архивов организаций, организации документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, по определению сроков хранения документов, непредусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Архангельской области в ведомствах;
3.2.1.4. Примерных и отраслевых списков видов организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, изменений и дополнений к спискам;
3.2.1.5. Списков организаций (физических лиц) – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, в том числе источников комплектования научно-технической, кино- фото- фоно- видео- и другой специальной документацией, изменений и дополнений к спискам;
3.2.1.6. Примерных и отраслевых перечней документов, подлежащих приему в государственный архив Архангельской области и муниципальные архивы, изменений и дополнений к перечням;
3.2.1.7. Перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, по которым она подлежит передаче на государственное хранение;
3.2.1.8. Представляемых организациями – источниками комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов положений о постоянно действующих экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел (документов) временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
3.2.1.9. Актов описания и переработки описей; актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; актов о неисправимых повреждениях документов.
3.2.2. Рассматривает и принимает решения об утверждении:
3.2.2.1. Представляемых организациями – источниками комплектования описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, кино- фото- фоно- видео- и другой специальной документации;
3.2.2.2. Описей дел постоянного хранения, составленных в государственном архиве Архангельской области и муниципальных архивах после проведения научно-технической обработки документов, актов о выделении к уничтожению дел (документов) из фондов государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов;
3.2.2.3. Перечней особо ценных документов, хранящихся в государственных архивах, описей особо ценных дел, представляемых организациями – источниками комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов;
3.2.2.4. Перечней документов, подлежащих постоянному хранению в виде микрокопий;
3.2.2.5. Описей дел (документов) личного происхождения.
3.2.3. Выносит рекомендации государственному архиву Архангельской области, муниципальным архивам и организациям, являющимися источниками комплектования данных архивов, по результатам обсуждения:
3.2.3.1. Вопросов о приеме на хранение документов личного происхождения;
3.2.3.2. Предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий;
3.2.3.3. Предложений по определению сроков хранения документов;
3.2.3.4. Информации о работе государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов, ЭК, спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного архива Архангельской области, муниципальных архивов и архивов организаций, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче на государственное и муниципальное хранение.
Рекомендации ЭПК по вышеуказанным вопросам в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.
4. Права ЭПК
4.1. ЭПК имеет право:
1) по итогам экспертизы ценности документов определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Архангельской области;
2) запрашивать предложения и заключения у государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов и других организаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного архива Архангельской области, муниципальных архивов и архивов организаций, протоколы заседаний ЭК организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов;
3) информировать руководителей государственного архива Архангельской области, муниципальных архивов, администраций муниципальных образований и организаций по вопросам, относящимся к деятельности ЭПК;
4) требовать от ЭК организаций – источников комплектования государственного архива Архангельской области и муниципальных архивов соблюдения норм по оформлению и представлению документов на ЭПК и возвращать некачественно подготовленные документы составителям для доработки.
5. Организация работы ЭПК,
порядок оформления и исполнения решений
5.1. Организация работы ЭПК осуществляется в соответствии с годовым планом работы ЭПК.
5.2. Заседания ЭПК проводятся не менее 10 раз в год, каждую четвертую среду календарного месяца, за исключением августа и декабря.
При необходимости проводятся внеочередные, выездные и расширенные заседания ЭПК, а также совместные заседания с ЦЭК отраслевых органов управления.
5.3. Заседания ЭПК считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от общего числа ее членов.
5.4. Члены ЭПК обязаны участвовать в заседаниях ЭПК лично. Члены ЭПК не вправе делегировать свои полномочия другим лицам, а также передавать право голоса другим членам ЭПК. Освобождение членов ЭПК от участия в заседании ЭПК допускается с разрешения председателя ЭПК или в случае его отсутствия с разрешения заместителя председателя ЭПК. О невозможности участвовать в заседании ЭПК по уважительной причине члены ЭПК информируют секретаря ЭПК.
5.5. За 10 календарных дней до заседания ЭПК секретарь ЭПК организует рецензирование (экспертизу) представленных на ЭПК документов членами ЭПК.
Экспертные заключения оформляются членами ЭПК в электронном виде.
Секретарь ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня формирует повестку дня заседания ЭПК, обеспечивает созыв заседаний ЭПК.
5.6. По каждому вопросу повестки дня заседания ЭПК принимается отдельное решение.
Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно простым большинством голосов от числа членов ЭПК, присутствующих на заседании. При равенстве голосов решающим является голос председательствующего на заседании ЭПК.
5.7. Ход заседания ЭПК фиксируется путем ведения протокола заседания ЭПК, который подписывается председательствующим на заседании ЭПК и секретарем ЭПК.
5.8. По результатам рассмотрения вопросов на заседаниях ЭПК заинтересованным организациям и лицам направляются экспертные заключения, решения о внесении изменений в список источников комплектования архивных учреждений Архангельской области и выписки из протокола ЭПК.
5.9. ЭПК имеет штампы со своим наименованием об утверждении, согласовании документов.
5.10. Текущий контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях ЭПК, по форме и срокам возлагается на секретаря ЭПК
5.11. ЭПК рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе исполнения принятых ею решений, заслушивает лиц, ответственных за их исполнение о результатах проделанной работы.