Архивный отдел управления организационно-правовой и кадровой работы администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

Историческая справка

Архивный отдел был создан решением I-й сессии Новодвинского городского Совета народных депутатов 26.04.1978. Начальником отдела была назначена Аксеновская Вера Васильевна, которая и возглавляла его до 2004 года. Заменила ее в этой должности Игумнова Мария Александровна. До 1998 года в штате отдела был только один человек. На сегодняшний день по штатному расписанию в отделе трудятся ведущий специалист Фризон Ольга Александровна (с 1999 года) и специалист I-й категории Диева Ольга Николаевна (с 1998 года). Все имеют высшее образование. Первоначально отдел располагался в приспособленном помещении по ул. Ворошилова, д. 18. В 1997 году архив получил в свое распоряжение помещение по ул. Пролетарской, д. 57, также имеются архивохранилища в зданиях по ул. Фронтовых бригад, 6, корп. 1,2. Здание по ул. Пролетарской, д. 57 обеспечено пожарно-охранной сигнализацией. Изначально отдел был отдельным структурным подразделением администрации, с 24.04.2012 решением внеочередной IIIV-й сессии городского Совета депутатов четвертого созыва вошел в состав управления организационно-правовой и кадровой работы администрации муниципального образования «Город Новодвинск». Согласно положению об отделе основными его функциями и задачами являлись (и продолжают оставаться таковыми): а) Разработка и по согласованию с архивным отделом министерства культуры Архангельской области представление на утверждение администрации города списка учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, проведение систематической работы по уточнению этих списков, организация отбора и прием документов на хранение; б) Хранение и государственный учет документов и предоставление в архивный отдел министерства культуры Архангельской области по установленным формам сведения о хранящихся в муниципальном архиве фондах; в) Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве; г) Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации; д) Информирование органов местного самоуправления, иных учреждений города о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике, исполнение их запросов на документную информацию; е) Использование документов в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, телевидении, в периодической печати; ж) Представление в установленном порядке документов архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; з) Исполнение социально-правовых запросов граждан, выдача архивных справок, копий, выписок из документов; и) Осуществление организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, за работой с документами в учреждениях-источниках комплектования, а также за работой других ведомственных архивов и делопроизводством учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории муниципального образования; к) Осуществление в установленном порядке учета документов Архивного фонда области, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории муниципального образования; л) Информирование администрации муниципального образования, архивного отдела министерства культуры Архангельской области области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном деле; м) Проведение мероприятий по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводства; н) Рассмотрение и согласование положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений – источников комплектования; о) Рассмотрение и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии министерства культуры Архангельской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассмотрение и согласование описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в муниципальный архив; п) Изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространение их положительного опыта, проведение совещаний, семинаров, консультаций и инструктажей по вопросам делопроизводства и работы ведомственных архивов, а также работы экспертных комиссий; р) Подготовка и передача документов и описей к ним на постоянное хранение в государственный архив Архангельской области на условиях соглашения (договора) между архивным отделом министерства культуры Архангельской области и администрацией муниципального образования; с) Рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, проведение приема граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела (архива); т) Внедрение в практику работы нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству, прогрессивных методов труда, автоматизированных технологий обработки и поиска документной информации, передового опыта работы. В своей работе отдел руководствовался нормативно-правовыми документами, регламентирующие деятельность в сферах комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета документов, а также их использования. Методическое сопровождение работы обеспечивается архивным отделом министерства культуры Архангельской области ( управлением/агентством по делам архивов Правительства Архангельской области). Все необходимые контрольно-учетные документы были своевременно заведены и заполняются регулярно. По состоянию на 31.12.2016 всего на хранении имеются 72 фонда, в том числе: с управленческой документацией — 30; с документами личного происхождения — 13; с документами только по личному составу — 29 (дела по личному составу имеются еще в 14 фондах) (Ф.77. Оп. 1. Д. 67. Л. 46). В сентябре-ноябре 2017 года была проведена научно-техническая обработка документов отдела, в результате которой были составлены опись № 1 за 1978-2016 годы дел постоянного хранения . Опись № 1 составлена по хронологии. Внутри годовых разделов документы расположены по значимости. В опись № 1 дел постоянного срока хранения включены следующие, характеризующие деятельность отдела документы: годовые планы и отчеты о работе отдела, утвержденные списки учреждений, предприятий и организаций -источников комплектования муниципального архива, акты обследования архивного отдела, статьи из городской газеты «Новодвинский рабочий. Документы постоянного срока хранения за 1978-2016 годы находятся в архиве по адресу: ул. Пролетарская, д. 57. Сохранность документов обеспечена.